Directeur administratif et opérationnel (100% télétravail) F/H

Mission générale

Sous l’autorité directe de la Rectrice, le/la Directeur(trice) administratif(ve) et opérationnel(le) est responsable du bon fonctionnement administratif de Domuni Universitas, de la coordination des services internes et du pilotage des admissions et de la scolarité.
Il/elle garantit la fluidité des processus, la réactivité du secrétariat, la qualité du service rendu aux étudiants et la cohérence des pratiques internes.
Il/elle agit en binôme complémentaire avec la Chief of Staff, concentrée sur les dossiers stratégiques, institutionnels et transversaux.

Responsabilités principales

1. Pilotage administratif et organisationnel

• Superviser l’ensemble des services administratifs (secrétariat, scolarité, admissions).

• Assurer la coordination quotidienne des équipes : répartition des tâches, priorités, suivi des délais.

• Mettre en place et maintenir des procédures écrites (admissions, inscriptions, gestion des dossiers étudiants).

• Garantir la continuité de service en période de congés, absences ou surcroît d’activité.

• Gérer les outils et indicateurs de suivi : tableaux de bord hebdomadaires (admissions, inscriptions, traitement des demandes).

2. Admissions et scolarité

• Superviser le circuit complet d’admission des étudiants : réception, évaluation, validation et inscription.

• Veiller à la rapidité du traitement des candidatures et à la qualité des échanges avec les étudiants.

• Piloter la scolarité administrative : inscriptions, certificats, relevés, diplômes.

• Travailler en lien étroit avec la direction académique pour garantir la cohérence entre gestion et pédagogie.

3. Management et RH opérationnelles

• Encadrer et animer les équipes administratives (fixer les priorités, accompagner, évaluer).

• Proposer les recrutements nécessaires (remplacements, vacataires, prestataires).

• Participer à la définition et à la mise en œuvre de la politique RH (plannings, congés, répartition de charge).

• Garantir un climat de travail serein et structuré, fondé sur la clarté des missions et la responsabilisation.

4. Coordination interne et reporting

• Travailler en étroite articulation avec la Chief of Staff, pour assurer la cohérence entre opérationnel et stratégie.

• Participer aux réunions de direction et proposer des pistes d’amélioration continue.

• Produire des reportings mensuels (activité, admissions, RH, incidents, améliorations).

• Appuyer la Rectrice dans la préparation des conseils (CA, direction, sénat).

5. Contribution à la qualité 

• Contribuer à la stratégie qualité de Domuni (formalisation, évaluation, satisfaction).

• Identifier les risques administratifs et proposer des plans correctifs.

• Développer la culture du service et du résultat au sein des équipes.

Relations fonctionnelles

• Rattachement hiérarchique : Rectrice

• Collaboration étroite : Chief of Staff (stratégie, communication, gouvernance)

• Encadrement : Secrétariat, scolarité, admissions, support administratif

• Liens transversaux : Direction académique, finances, communication, partenariats

Profil recherché

• Formation supérieure en management, gestion ou administration publique / universitaire (Master ou équivalent).

• Expérience confirmée (minimum 8 ans) dans le pilotage administratif, idéalement dans l’enseignement supérieur, la formation continue ou une structure associative.

Conditions

• Contrat : CDI 

• Temps de travail : temps plein (négociable à 80%)

• Lieu : télétravail, avec réunions régulières en visio et quelques déplacements ponctuels

Rémunération indicative : 45 000 à 55 000 € brut annuel selon expérience

• Compétences managériales affirmées : organisation, priorisation, accompagnement.

• Excellente maîtrise des outils numériques de suivi (tableaux de bord, CRM, intranet).

• Sens du service, rigueur, diplomatie, autonomie et loyauté institutionnelle.

L'entreprise:

Domuni Universitas est une université en ligne, fondée et administrée par les Dominicains français depuis 1998.

Établissement français d’enseignement supérieur privé, à but non lucratif et de nature associative, Domuni est reconnu d’intérêt général et enregistré auprès du rectorat de l’académie de Toulouse.

L'établissement réunit une équipe internationale de 38 permanents et un réseau de plus de 380 enseignants à travers le monde. Elle accueille plus de 5 000 étudiants en ligne, dans cinq langues et une centaine de pays.

La vie d’équipe à distance :

Nous sommes tous en télétravail et pourtant notre université en ligne est un lieu de vie virtuel où nous pouvons échanger entre collègues et avec les étudiants grâce à divers outils : mails ; téléphone, teams, zoom, google education, whatsapp, moodle, d’autres outils collaboratifs.

Nous organisons 1 voyage par an avec les cadres de l’équipe internationale pour plus de cohésion. Des voyages de 2/3 jours essentiellement en Europe et pris en charges (voyages passés à Rome, Athènes, Madrid…).