Attaché de direction générale (100% télétravail) Université en ligne F/H

• Vous avez de fortes capacités organisationnelles et de gestion administrative ?
• Vous appréciez pouvoir travailler depuis votre domicile tout en ayant un lien à distance avec une équipe ?

Nous recrutons un ou une Attaché.e de Direction générale pour notre Université en ligne.

Vous êtes rattaché à la Directrice générale aussi nommée rectrice et vous rejoignez notre équipe en 100% télétravail.

Vous avez pour rôle d’accompagner la rectrice afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder.

Au quotidien vos activités :

1) Organisation et contribution à l'agenda de la rectrice, représentation de la rectrice

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la rectrice (rapports, supports de communication, documentation pour les réunions).
• Assurer en amont des séances la préparation et le suivi de dossiers, informer régulièrement la rectrice de leur avancée.
• Organisation de rendez-vous, de visioconférences, de rencontres, préparation et suivi de courriers.
• Organisation de visioconférences (préparation des ordres du jour, des connexions, modération de séances de travail)
• Représenter la rectrice dans certaines instances.

2) Gestion, suivi et archivage des comptes-rendus et documentation du recteur

• Préparer des ordres du jour, assister aux réunions et en rédiger les comptes-rendus.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).
• Gérer des notes de frais, fournitures, outils de travail.
• Assurer le suivi des conditions d'exécution de conventions et de partenariats

3) Communication institutionnelle

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
• Suivi de la communication institutionnelle

4) Qualité

• Suivi de la politique Qualité de l'établissement au sein du rectorat
• Préparation du rapport annuel de la rectrice

Organisation du travail :

Lieu de travail : Télétravail 100%, l’équipe internationale est à 100% en télétravail. Nous fournissons tout l’équipement bureautique : ordinateur, double écran.... Du mobilier peut être fourni si nécessaire.

Des déplacements occasionnels d’1 ou 2 journées sont à prévoir environ 5 fois dans l’année, pour des réunions à Paris ou à Toulouse – en train ou avion, frais pris en charge.

Temps de travail : lundi au vendredi, de 9h à 13h (quelques réunions par an, en début de soirée) pour maintenir un lien entre les membres de l’équipe nous avons fait le choix de ces horaires.

Une réunion à 11h a lieu tous les matins avec l’équipe internationale, réunion en visio, en français

Evolution possible :

Une évolution vers un poste de Secrétaire générale ou Direction administrative peut être étudiée à court ou moyen terme.

FORMATION : Vous avez au minimum un bac+5 dans l’un de ces domaines :

• Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit)
• Diplôme d'IEP (Institut d’études politiques)
• Diplôme d'école de commerce ou d'ingénieur ou équivalent

LANGUES : Nous faisons partie d’une équipe internationale, le français est la langue de travail principale, suivie par l’anglais.

• Français bilingue (excellent à l'écrit et à l'oral)
• Bon niveau d'anglais (B2, C1)
• Autres langues encouragées : espagnol, italien, arabe

COMPETENCES

• Capacités rédactionnelles
• Capacité à travailler dans des délais parfois contraints
• Capacités à gérer les situations de crise
• Capacité à prioriser
• Travail en mode projet (évolutif), intelligence collective, leadership
• Travailler à distance, avec des outils totalement digitalisés et numériques
• Savoir interagir avec l'équipe en mode distanciel

Profil attendu : Nous privilégions les compétences à l’expérience, ce poste est ouvert à tous y compris débutants et jeunes diplômés avec une période d’accompagnement et de formation.

Nous vous proposons :

• CDI statut cadre - temps partiel – Durée à échanger lors de l’entretien
• Rémunération 48-64 bruts annuels pour la base d’un équivalent temps plein – la rémunération pour un temps partiel est entre 24 et 32 k brut annuels
• 36 jours de congés par an
• Indemnités télétravail
• Convention collective des universités et instituts catholiques

L'entreprise:

DOMUNI-UNIVERSITAS est une université en ligne, fondée et administrée par les Dominicains français depuis 1998. C’est un établissement français d'enseignement supérieur privé, de nature associative, reconnu d'intérêt général, sans but lucratif. Il est enregistré auprès du rectorat de l'académie de Toulouse.

Notre effectif est de 5 salariés en France, de 32 permanents au sein de l’équipe internationale, de 350 enseignants.

Nous avons plus de 5000 étudiants en ligne.

La vie d’équipe à distance :

Nous sommes tous en télétravail et pourtant notre université en ligne est un lieu de vie virtuel où nous pouvons échanger entre collègues et avec les étudiants grâce à divers outils : mails ; téléphone, teams, zoom, google education, whatsapp, moodle, d’autres outils collaboratifs.

Nous organisons 1 voyage par an avec l’ensemble de l’équipe internationale pour plus de cohésions. Des voyages de 2/3 jours essentiellement en Europe et pris en charges (voyages passés à Rome, Athènes, Madrid…).